Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän Sosterin varautumisessa otetaan käyttöön vaihtoehtoisten tulevaisuuksien tarkastelu. Uudenlaisella varautumismenetelmällä häiriöitä voidaan tunnistaa ennalta ja estää tehokkaasti haittaa. Menetelmällä tarkastellaan ensimmäisen kerran Sosterin toimintoja 12.6.2018, kun sillä pureudutaan kotisairaanhoidon ja vanhusten sekä vammaisten palvelujen prosesseihin. Menetelmä on käytössä vain Sosterissa.

Varautumisprosessi perustuu ajatusmalliin, jossa tuotetaan vaihtoehtoisia hetkiä tulevaisuudesta. Tämän jälkeen palveluprosesseja ja niiden toimivuutta tarkastellaan missä tahansa halutussa tulevaisuuden hetkessä. Menetelmällä voidaan tarkastella esimerkiksi palveluja, logistiikkaa, materiaalien varastointia, henkilöstöresurssien hallintaa, johtamisjärjestelmää sekä kiinteistöjä. Ideana on havaita prosessien häiriöt ja kehittää ennakoivia toimia, joilla häiriön aiheuttama haitta estetään, kertoo menetelmän kehittänyt, Sosterissa valmiuskoordinaattorina työskentelevä Kari Saarelainen.

– Testasin ensimmäisen kerran tätä varautumisprosessia vuonna 2006. Tuolloin lintuinfluenssa muodosti pandemiauhan, ja hyödynsimme tällä prosessilla saatuja tuloksia pelastuslaitoksen varautumissuunnittelussa. Tulokset olivat erittäin hyvät ja menetelmän avulla varautuminen voitiin viedä aivan toiselle ulottuvuudelle. Menetelmän ongelmana oli tuolloin, että se oli vielä aikaansa edellä, eikä tuloksia kyetty hyödyntämään laajemmin. Nyt Sosterissa tilanne on toinen, ja organisaation palveluprosessiajattelu mahdollistaa menetelmän käytön, Saarelainen sanoo.

Prosessissa saatujen tulosten avulla organisaatiota voidaan johtaa ennakoivasti: jo ennen häiriön ilmaantumista otetaan käyttöön ennalta suunniteltuja toimintamalleja, joilla häiriön aiheuttaman haitan muodostuminen estetään.

– Esimerkiksi palveluissa voidaan ottaa käyttöön keskitetty toimintamalli logististen ongelmien takia, henkilöresursseja voidaan siirtää joustavasti kriittisten palvelujen tueksi tai käyttöön voidaan ottaa johtamisjärjestelmä, joka on valmiina jo ennen kuin häiriötilanne ilmenee, Saarelainen kuvailee.

Olennaisia ovat ennakoivat toimenpiteet. Niiden suunnittelu on puolestaan mahdollista vain varautumisprosessin avulla. Prosessi tuottaa kaikille organisaation tasoille hyvin käytännönläheiset toimintamallit.

– Eri työvaiheiden tekijät suunnittelevat itse toimenpiteet, joilla häiriön muodostuminen estetään. Tämä mahdollistaa innovatiivisuuden myös prosessin aikana. Tavoitteena on turvata korkea palvelun laatu myös yhteiskunnan häiriö tilanteissa ja lyhentää organisaation toipumisaikaa kriisitilanteiden jälkeen.

Lisätietoja: Kari Saarelainen, valmiuskoordinaattori, Sosteri, p. 044 794 3723.