EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 takaa henkilölle, jonka tietoja käsitellään (=rekisteröity), erilaisia oikeuksia. Oikeuksia sovelletaan eri tavalla riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta. Henkilöllä on mm. oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja mitä henkilötietoja käsitellään sekä pyytää itseään koskevat tiedot. Henkilöllä on myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679

Kuinka oikeudet toteutetaan?

Oikaisu- ja tietopyyntölomakkeet ja oikeuksien ohjeistus löytyvät alta:

potilasrekisteritietojen tarkastuspyyntö

sosiaalitoimen henkilörekisteritietojentarkastuspyyntö

potilasrekisterin tai sosiaalihuollon asiakasrekisterien oikaisuvaatimuslomake

 

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Henkilöllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Sosteri toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia, Sosteri voi kuitenkin periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, Sosteri voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa Sosteri osoittaa pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden.

Rekisteritietojen tarkastusoikeus on henkilökohtainen, eivätkä esimerkiksi lähiomaiset voi käyttää tarkastusoikeutta potilaan puolesta edes valtakirjalla. Myöskään edunvalvoja ei voi käyttää vajaavaltaisen tai holhouksen alaisen henkilön tarkastusoikeutta, ellei edunvalvontaa koskevassa päätöksessä ole nimenomaisesti ulotettu edunvalvontaoikeutta myös henkilön potilastietoihin. Alaikäisen lapsen kohdallakin tarkastusoikeus on silloin yksinomaan alaikäisellä lapsella, jos hän vastaa itse hoidostaan ja on kieltänyt tietojensa antamisen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalle.

Mikäli Sosteri ei toimita tietoja, annetaan asiasta kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä kerromme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

TARKASTUS- VAI KOPIOPYYNTÖ VAI OMAKANTA?

Omakanta-palvelusta Sosterin asiakkaat näkevät 2.11.2013 jälkeen kirjatut potilastietonsa, sosiaalihuollon tietoja siellä ei ole. Jos haluaa vain saada itselleen kopiot omista tai lapsensa asiakas- tai potilaskertomustiedoista, helpointa ja nopeinta on tehdä rekisteritietojen tarkastuksen sijaan potilaskertomustietojen kopiopyyntö terveydenhuollon tiedoista tai asiakastietojen kopiopyyntö sosiaalihuollon tiedoista, vaikka molempien pyyntöjen, kopiopyynnön ja tarkastuksen, lopputulos  on yleensä sama.

Tarkastuspyyntö ja kopiopyyntö eroavat siten, että rekisteritietojen tarkastuspyyntö perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen ja kopiopyyntö julkisuuslakiin. Tarkastuksessa nimenomaan tarkastetaan tietoja ja kopiopyynnöllä pyydetään potilas- tai asiakasasiakirjojen kopiot. Sosterissa rekisteritietojen tarkastuspyyntönä tehty pyyntö kirjataan asianhallintajärjestelmään ja tietojen luovuttaminen vaatii johtajaylilääkärin tai sosiaalihuollon tulosaluejohtajan päätöksen, joten se kestää aikansa. Potilastietojen kopiopyyntö puolestaan tulee suoraan arkistoon, josta tiedot toimitetaan pyytäjälle nopeasti ellei niiden toimittamiseen ole jotain estettä. Sosiaalihuollon asiakastietopyynnöt käsitellään sosiaalipalveluissa.

 

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.

Ellei Sosteri hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samoin tiedotamme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Määräaika tietojen oikaisemiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli pyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

Katso tarkempi ohjeistus sivulta Rekisteritietojen korjaus

 

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua Sosterin rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi). Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (esim. sosiaali- ja terveydenhuolto) tai Sosterille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan Sosterin arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta Sosterin henkilörekistereihin liittyen.

 

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloinkin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai Sosterille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa, esim. potilaan hoitamisessa tarvittavien tietojen käsittelyä ei voi vastustaa.

 

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Henkilöllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi henkilöllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Henkilöllä on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijä-organisaatiota vastaan, jos hän katsoo oikeuksiaan loukatun sen takia, ettei hänen henkilötietojensa käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.