Asiakirjajulkisuuskuvaus avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä, ja antaa yleiskuvan Itä-Savon sairaanhoitopiirin Sosterin asiarekisterin ja palveluiden tiedonhallinnasta. Asiakirjajulkisuuskuvaukset ovat lain julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 902/2019 edellyttämä kuvaus tiedonhallintayksikön hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Itä-Savon sairaanhoitopiiri Sosterin on yksi laissa määritelty tiedonhallintayksikkö.

Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kuvataan tietovarannon tai asiarekisterin käyttötarkoitus, keskeiset tietoaineistot ja tietojärjestelmät sekä esimerkinomaisia hakutekijöitä, joiden avulla tietoa voi hakea tietojärjestelmistä.

Sairaanhoitopiirin asiarekisteri ja tietovarannot

Asiarekisteri

Asiarekisteri sisältää tiedot tiedonhallintayksikössä vireille tulleista asioista, niissä tehdyistä toimenpiteistä ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiankäsittelyyn liittyviä tietoja voi tallentua myös talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiin.

Hallinnon asiarekisteriin kuuluvat julkiset pöytäkirjat ja päätökset ovat luettavissa kuntayhtymän verkkosivuilta (kohdassa kokoukset ja pöytäkirjat): https://www.sosteri.fi/sosteri/organisaatio/

Asiarekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittely on kuvattu tietosuojaselosteessa. Sairaanhoitopiirin tietosuojaa koskevat asiat ja tietosuojaselosteet löytyvät kootusti kuntayhtymän verkkosivuilta: https://www.sosteri.fi/asiointi/asiakkaan-ja-potilaan-oikeudet/tietosuoja-ja-rekisterit/

Keskeiset tietojärjestelmät: Dynasty, myös paperiarkistoa

Esimerkkejä hakutekijöistä: Organisaation nimi, henkilön nimi, vireilletuloaika, aihe tai muu asiahakusana (esim. asiarekisterissä asian tai asiakirjan otsikointitieto)

Tietopyynnöt:

Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän asiakirjapyynnöt pyydetään toimittamaan kirjaamoon:
Itä-Savon sairaanhoitopiiri Sosteri/Kirjaamo PL 111, 57101 Savonlinna

 

Hallinnon ja operatiivisen johtamisen tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus: Hallinnollinen päätöksenteko ja luottamushenkilötyöskentely, sopimusten hallinta, organisaation operatiivinen johtaminen sekä organisaation toiminnan järjestäminen, seuranta ja tukeminen.

Tietoaineistot: Hallinnon tietovaranto muodostuu päätöksenteon, sopimushallinnan, luottamushenkilötyöskentelyn, organisaation operatiivisen johtamisen sekä toiminnan tukipalveluiden tietoaineistoista. Tietovarantoon kuuluu myös organisaation toiminnan laatuun, asiakasviestintään ja turvallisuuteen liittyvät tietoaineistot.

Asiarekisteriin sisältyvien ja luottamushenkilötyöskentelyssä tallennettavien henkilötietojen käsittely on kuvattu tietosuojaselosteissa. Sairaanhoitopiirin tietosuojaa koskevat asiat ja tietosuojaselosteet löytyvät kootusti kuntayhtymän verkkosivuilta: https://www.sosteri.fi/asiointi/asiakkaan-ja-potilaan-oikeudet/tietosuoja-ja-rekisterit/

Keskeiset tietojärjestelmät: Dynasty, Prodacapo, Exreport, HappyOrNot, Haipro, myös paperiarkistoa

Esimerkkejä hakutekijöistä: Henkilön nimi, toimielimen nimi, asiasana

Tietopyynnöt:

Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän asiakirjapyynnöt pyydetään toimittamaan kirjaamoon:
Itä-Savon sairaanhoitopiiri Sosteri /Kirjaamo PL 111, 57101 Savonlinna

Palautteet, toimintaan ja turvallisuuteen liittyvät ilmoitukset ja niihin liittyvät käytännön on ohjeistettu keskitetysti yhdellä sivulla: https://www.sosteri.fi/asiointi/asiakkaana-sosterissa/asiakaspalaute-ja-kyselyt/

 

Henkilöstöhallinnon tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus: Henkilöstöhallinnon ohjaus, palvelussuhteeseen ottaminen, palvelussuhteen hallinta ja työnantajavelvoitteiden hoitaminen.

Tietoaineistot:

Henkilöstöhallinnon tietovaranto muodostuu rekrytoinnin tietoaineisoista, henkilöstön palvelussuhdetiedoista ja työnantajavelvoitteista muodostuvista tietoaineistoista.

Toiminnassa tallennettavien henkilötietojen käsittely on kuvattu tietosuojaselosteissa. Sairaanhoitopiirin tietosuojaa koskevat asiat ja tietosuojaselosteet löytyvät kootusti kuntayhtymän verkkosivuilta: https://www.sosteri.fi/asiointi/asiakkaan-ja-potilaan-oikeudet/tietosuoja-ja-rekisterit/

Keskeiset tietojärjestelmät: Personec FK, KuntaRekry, Dynasty, M2, Titania, Podium, Esmikko, lisäksi perehdytyksen ja osaamisen hallinnan järjestelmiä

Esimerkkejä hakutekijöistä: Henkilön nimi

Tietopyynnöt:

Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän asiakirjapyynnöt pyydetään toimittamaan kirjaamoon:
Itä-Savon sairaanhoitopiiri Sosteri /Kirjaamo PL 111, 57101 Savonlinna

 

Taloushallinnon tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus: Talouden suunnittelu ja seuranta

Tietoaineistot: Taloushallinnon tietovaranto muodostuu taloussuunnittelun, kirjanpidon ja tilinpäätöksen laadinnan sekä hankintojen ja omaisuuden hallinnan tietoaineistoista.

Kirjanpidossa ja laskutuksessa tallennettavien henkilötietojen käsittely on kuvattu tietosuojaselosteissa. Sairaanhoitopiirin tietosuojaa koskevat asiat ja tietosuojaselosteet löytyvät kootusti kuntayhtymän verkkosivuilta: https://www.sosteri.fi/asiointi/asiakkaan-ja-potilaan-oikeudet/tietosuoja-ja-rekisterit/

Keskeiset tietojärjestelmät: Intime, Basware, Forecast, Fakta, Konserni, Käyttöomaisuuskirjanpito, Dynasty

Esimerkkejä hakutekijöistä: Henkilön nimi, kunta, laskun tunnistetiedot

Tietopyynnöt:

Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän asiakirjapyynnöt pyydetään toimittamaan kirjaamoon:
Itä-Savon sairaanhoitopiiri Sosteri /Kirjaamo PL 111, 57101 Savonlinna

 

Sosiaalihuollon tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus: Asiakkaan palveluiden tarpeen arviointi ja palveluiden järjestäminen

Tietoaineistot: Sosiaalihuollon tietovaranto muodostuu sosiaalihuollon hallinnon, perheoikeudellisten palveluiden, lasten, nuorten ja perheiden palveluiden, lastensuojelun, kotipalveluiden, aikuisten sosiaalipalveluiden, vammaishuoltopalveluiden, ikääntyneiden sosiaalipalveluiden, päihdepalveluiden ja sosiaaliasiamiehen tietoaineistoista.

Sosiaalipalveluiden asiakastietojen ja henkilötietojen käsittely on kuvattu tietosuojaselosteissa. Sairaanhoitopiirin tietosuojaa koskevat asiat ja tietosuojaselosteet löytyvät kootusti kuntayhtymän verkkosivuilta: https://www.sosteri.fi/asiointi/asiakkaan-ja-potilaan-oikeudet/tietosuoja-ja-rekisterit/

Keskeiset tietojärjestelmät: Effica, Nappula, Lifecare Mobiili, Dynasty (sosiaalihuollon hallinnon osalta), myös paperiarkistoa. Joissakin palveluissa merkintöjä voidaan tehdä myös Lifecare potilastietojärjestelmään (esim. päihdepalvelut).

Esimerkkejä hakutekijöistä: Henkilön nimi, henkilötunnus

Tietopyynnöt:

Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän asiakirjapyynnöt pyydetään toimittamaan kirjaamoon:
Itä-Savon sairaanhoitopiiri Sosteri /Kirjaamo PL 111, 57101 Savonlinna

Asiakas- ja potilastietojen pyyntöön liittyvät käytännöt on ohjeistettu tarkemmin: https://www.sosteri.fi/asiointi/asiakkaan-ja-potilaan-oikeudet/asiakas-ja-potilastiedot/

 

Terveydenhuollon tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus: Potilaan hoito ja tutkimukset

Tietoaineistot: Terveydenhuollon tietovaranto muodostuu potilaan hoidon ja tutkimusten sekä potilashallinnollisten tehtävien hoidossa syntyvistä tietoaineistoista.

Potilastietojen ja henkilötietojen käsittely on kuvattu tietosuojaselosteissa. Sairaanhoitopiirin tietosuojaa koskevat asiat ja tietosuojaselosteet löytyvät kootusti kuntayhtymän verkkosivuilta: https://www.sosteri.fi/asiointi/asiakkaan-ja-potilaan-oikeudet/tietosuoja-ja-rekisterit/

Keskeiset tietojärjestelmät: Lifecare potilastietojärjestelmä, kuva-arkisto, Dynasty (potilashallinnollisten päätösten osalta)

Esimerkkejä hakutekijöistä: Henkilötunnus

Tietoaineistojen saatavuus teknisen rajapinnan avulla:

Terveydenhuollon potilastiedot ovat luettavissa potilastiedon arkistossa, josta täysi-ikäiset potilaat pääsevät niitä itse katsomaan OmaKanta-palvelun kautta: http://omakanta.fi/

Tietopyynnöt:

Omien potilastietojen asiakirjapyynnöt pyydetään osoittamaan arkistoyksikköön: https://www.sosteri.fi/yhteystiedot/hallinto-ja-tukipalvelut/arkisto/

Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän muut asiakirjapyynnöt pyydetään toimittamaan kirjaamoon:
Itä-Savon sairaanhoitopiiri Sosteri /Kirjaamo PL 111, 57101 Savonlinna

Asiakas- ja potilastietojen pyyntöön liittyvät käytännöt on ohjeistettu tarkemmin: https://www.sosteri.fi/asiointi/asiakkaan-ja-potilaan-oikeudet/asiakas-ja-potilastiedot/

 

Sote-palveluiden tukipalveluiden tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus: Asiakkaan asiointipalvelut ja puhelinpalvelut sekä palveluiden järjestämisen tukipalvelut.

Tietoaineistot/Tietoryhmät: Palveluiden järjestämisen tukipalveluiden tietovaranto muodostuu asiakkaan asioinnin tietoaineistoista sekä sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämiseksi tarvittavien palveluiden tietoaineistoista (mm. väline- ja ruokahuolto, apuvälinepalvelut).

Asiointipalveluissa tallennettavien henkilötietojen käsittely on kuvattu tietosuojaselosteissa. Sairaanhoitopiirin tietosuojaa koskevat asiat ja tietosuojaselosteet löytyvät kootusti kuntayhtymän verkkosivuilta: https://www.sosteri.fi/asiointi/asiakkaan-ja-potilaan-oikeudet/tietosuoja-ja-rekisterit/

Keskeiset tietojärjestelmät: Hyvis, Effector, ajanvarausjärjestelmä, puhelinpalvelujärjestelmä

Esimerkkejä hakutekijöistä: Henkilön nimi, henkilötunnus

Tietopyynnöt:

Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän asiakirjapyynnöt pyydetään toimittamaan kirjaamoon:
Itä-Savon sairaanhoitopiiri Sosteri /Kirjaamo PL 111, 57101 Savonlinna

 

Ympäristöterveydenhuollon tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus: Terveysvalvonnan ja eläinlääkinnän palveluiden hoito

Tietoaineistot: Ympäristöterveydenhuollon tietovaranto muodostuu terveysvalvonnan palveluiden, eläinlääkinnän ja eläinsuojelun tietoaineistoista.

Keskeiset tietojärjestelmät: Tarkastaja, Dynasty, Provet

Esimerkkejä hakutekijöistä: Valvontakohteen nimi, hakija

Tietopyynnöt:

Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän asiakirjapyynnöt pyydetään toimittamaan kirjaamoon:
Itä-Savon sairaanhoitopiiri Sosteri /Kirjaamo PL 111, 57101 Savonlinna