Asiakas- ja potilastiedot ovat salassa pidettäviä eikä terveydenhuollon tai sosiaalihuollon ammattihenkilö tai muu toimintayksikössä työskentelevä henkilö saa luovuttaa asiakas- tai potilasasiakirjoihin sisältyviä tietoja sivullisille ilman potilaan tai hänen laillisen edustajansa kirjallista suostumusta. Sivullisia ovat kaikki muut paitsi yksikössä asiakkaan tai potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt.

Asiakkaan tai potilaan omaiset ovat pääsääntöisesti potilasasiakirjoihin nähden sivullisia. Alaikäistä lapsesta ei ole määritelty tarkkaa ikää, jolloin vanhemmilla olisi oikeus saada lapsen potilastiedot. Lapsen arvioitu kyky hoitaa omia asioitaan ratkaisee ja arvioinnin tekee hoidosta vastaava henkilö. Katso tarkemmin sivulta Alaikäisen hoito ja potilastiedot.

Ensisijaisesti asiakas- tai potilasasiakirjojen luovutus perustuu asiakkaan tai potilaan kirjalliseen suostumukseen. Katso suostumuksesta tarkempaa tietoa sivulta Suostumus ja yhteisymmärrys. Potilaalla on myös mahdollisuus hallinnoida tietojensa luovuttamista kiellolla. Tutustu kiellon tekemiseen ja sen vaikutuksiin sivulla Informointi ja kielto-oikeus.

Potilastietoja voidaan luovuttaa myös potilaan suullisella tai asiayhteydestä ilmenevällä suostumuksella, kun on kysymys potilaan jatkohoitoon lähettämisestä tai yhteenvedon antamisesta  potilaan hoitoon lähettäneelle terveydenhuollon toimintayksikölle tai ammattihenkilölle. Tyypillisesti nämä tilanteet tulevat esille esim. tehtäessä lähetettä erikoissairaanhoitoon, jolloin on kyse asiayhteydestä ilmenevästä suostumuksesta ja suullista suostumusta kysytään yleensä lähetettäessä palaute tai yhteenveto lähetteen tehneelle tai jatkohoidosta vastaavalle yksikölle tai ammattihenkilölle.

Tietojen luovuttaminen ilman suostumusta on mahdollista vain poikkeustilanteissa, joista on säädetty mm. Potilaslain § 13:ssa, esimerkkinä tajuttomuus tai siihen verrattavissa oleva tila. Tietoja voidaan silloin luovuttaa toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle potilaan hoidon tai tutkimuksen järjestämiseksi, mikäli suostumusta ei saada tajuttomuuden tai siihen verrattavan muun syyn vuoksi ja tietojen luovutus on potilaan edun mukaista. Myös potilaan lähiomaiselle kerrotaan tajuttoman potilaan terveydentilasta, jos ei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi tietojen antamisen.

Näiden lisäksi on lakiin perustuvia luovutusvelvoitteita, jolloin tietojen luovuttamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen on nimenomaisesti erikseen laissa säädetty. Tietoja luovutetaan myös terveydenhuollon toimintaa valvovalle viranomaiselle, jolla on lakiin perustuva oikeutus saada tarpeellisia potilasasiakirjatietoja valvonta-asian käsittelyä varten.